Migração
Como trocar de contabilidade sem parar a empresa
As quatro etapas da migração e o que acontece com as suas obrigações durante a virada.
Ver o processo +A maioria das empresas conversa com o contador uma vez por mês, sobre guia. Chegou, venceu, pagou. A conversa acaba aí — e junto com ela some a única oportunidade de transformar informação contábil em decisão.
A contabilidade tem os dados mais completos que existem sobre o seu negócio: cada nota emitida, cada compra, cada centavo de imposto, a margem real por operação. O problema é que ninguém pergunta. E o que não é perguntado raramente é oferecido.
Abaixo estão sete perguntas que mudam a natureza dessa relação. Nenhuma delas exige conhecimento técnico para fazer — só para responder.
1. Qual foi minha margem real no mês passado?
Não o faturamento. A margem: o que sobrou depois de custo, imposto e despesa. E, se possível, aberta por linha de produto ou canal de venda.
É comum descobrir que o produto que mais vende é o que menos deixa dinheiro. Ou que um canal inteiro opera no prejuízo, sustentado pelos outros. Sem essa abertura, decisão de preço é chute.
2. Estou no regime tributário certo para o meu tamanho de hoje?
Regime tributário não é escolha permanente. A empresa cresce, muda de margem, muda de mix — e o que era vantajoso passa a ser caro.
A conta entre Simples, Lucro Presumido e Lucro Real deveria ser refeita todo ano, com os números reais do período. Se a última vez que isso foi calculado foi na abertura da empresa, provavelmente está errado.
3. Existe crédito tributário que eu não estou aproveitando?
Crédito não aproveitado é dinheiro que a empresa pagou a mais e tem direito de reaver. Frete, insumo, energia, substituição tributária recolhida acima do preço praticado — cada um tem sua regra.
A pergunta importa porque a resposta tem prazo: o direito de revisar prescreve em cinco anos, contados mês a mês. Cada mês de silêncio é um mês que cai fora da janela e não volta.
4. Que obrigação minha empresa entrega, e qual o risco de cada uma?
Peça a lista. Não para conferir uma a uma, mas para entender o tamanho do que está sendo carregado em seu nome — e para saber quais entregas geram multa alta em caso de atraso.
Empresário que não sabe quais obrigações tem, não sabe o que está em risco quando alguém erra.
5. Meu pró-labore e a distribuição de lucros estão bem dimensionados?
Pró-labore alto demais paga INSS à toa. Baixo demais fragiliza a distribuição de lucros diante de uma fiscalização e prejudica a sua contribuição previdenciária.
É uma conta que muda conforme o resultado da empresa e a sua situação pessoal. Deveria ser revisada pelo menos uma vez por ano.
6. Se eu for fiscalizado amanhã, o que aparece primeiro?
Todo negócio tem pontos frágeis. Classificação fiscal herdada do fornecedor sem conferência, estoque que não bate com o declarado, verba trabalhista com natureza discutível.
Um contador que acompanha a operação sabe apontar os três principais sem consultar nada. Se a resposta for "está tudo certo", desconfie — não porque provavelmente exista algo errado, mas porque ninguém conhece uma operação inteira a ponto de garantir isso sem olhar.
7. O que muda para mim nos próximos doze meses?
Mudança de legislação, alteração de faixa de faturamento, entrada em novo estado, novo canal de venda. Tudo isso tem efeito tributário — e quase sempre é descoberto depois que já aconteceu.
A pergunta força o contador a olhar para frente, que é o único lugar onde ainda dá para agir.
O que fazer com as respostas
Se o seu contador respondeu as sete com naturalidade, você tem um bom parceiro — aproveite mais, marque uma conversa por trimestre.
Se travou em várias, não significa necessariamente que o serviço é ruim. Significa que a relação está no modo "entrega de obrigação", e que existe valor parado ali. Às vezes basta pedir. Às vezes o escritório não tem estrutura para ir além disso.
Contabilidade que só entrega guia cumpre a lei. Contabilidade que responde essas sete perguntas devolve dinheiro e evita susto.
De qualquer forma, a conversa vale a pena. É a informação mais barata que a sua empresa já tem — está toda lá, apurada, esperando alguém perguntar.