Como gerir com eficiência as despesas dos colaboradores fora da empresa e, ainda, economizar

A matemática da conferência e reembolso é a maior dor de cabeça das empresas quando o assunto é gestão de despesas corporativas. Um estudo da Global Business Travel Association (GBTA) aponta que processar um único relatório de despesas leva, em média, 20 minutos e custa US$ 58, enquanto 19% dos relatórios apresentam erros, necessitando mais 18 minutos e US$ 52 adicionais para a correção de cada um. As despesas mais comuns são com aplicativos de mobilidade, combustível, alimentação, hospedagem, passagens aéreas, materiais de escritório e de limpeza. Imagine agora o gasto financeiro e de tempo para uma empresa com 96 mil colaboradores.

Era o caso de um dos clientes da VOLL, empresa especializada na gestão de viagens e mobilidade corporativa, antes de conhecer o VOLL Pay, uma tecnologia mobile-first que entrega uma solução completa de gestão de despesas corporativas e ajuda na definição e execução da política de gastos da empresa. Ele permite que a companhia tenha em mãos um compilado único com o custo real de toda a jornada, sem dores de cabeça e total transparência.

Conheça abaixo 4 formas de gerir despesas de colaboradores e economizar:

• Inclua a política de gastos na cultura da empresa

Um problema comum das empresas é conseguir rastrear e reduzir gastos fora da política sem impedir que os colaboradores comprem o que precisam, quando precisam. Por isso, o diretor financeiro e cofundador da VOLL, Eduardo Vasconcellos, sugere que todas as regras de despesas e reembolsos devem ser alinhadas com os funcionários antes que os gastos sejam realizados, e também que a empresa esteja aberta ao diálogo com os colaboradores sobre o assunto, tirando dúvidas e recebendo sugestões. “A vantagem do VOLL Pay em comparação ao cartão de crédito corporativo é poder estabelecer um teto de gasto para cada categoria de despesa, como alimentação, transporte etc. Caso o colaborador precise exceder o valor em alguma delas, ele pode fazer uma solicitação pelo próprio app, que é enviada imediatamente ao gestor responsável para deliberação”, explica.

• Adote iniciativas contra roubo de dados e fraudes

Outro motivo para evitar cartões de crédito corporativos é impedir o roubo de dados, que cresceu com a pandemia de Covid-19, uma vez que as pessoas passaram a fazer mais compras online. Estima-se que, na próxima década, a indústria global de cartões de crédito perderá US$ 400 bilhões por fraudes. “Para as empresas, isso gera mais um ponto na jornada da gestão de despesas. Como os pagamentos no VOLL Pay são feitos via PIX, que não é passível de fraudes e viabiliza transações totalmente rastreáveis, eliminamos o problema dos roubos de cartão de crédito. Essa é uma tecnologia inédita no mercado brasileiro”, comenta Eduardo.

• Automatize os processos e faça análise de dados

A automatização do processo de pagamento torna a vida do colaborador muito mais fácil, e o mesmo acontece para o administrador quando se elimina processos na gestão de despesas. Melhor ainda quando é possível fazer os dois em uma só plataforma. O diretor destaca que “quanto mais automatizado o processo de gestão de despesas for, mais fácil e rápido se torna a análise de padrões de comportamento de gastos por parte da equipe administrativo-financeira”, como acontece com as empresas que usam VOLL Pay. Ter uma plataforma que oferece insights em tempo real, de forma clara e objetiva, evita o desgaste da equipe administrativo-financeira, que não precisa se debruçar sobre as confusas faturas de cartão de crédito, e dos demais colaboradores, que não precisam mais prestar esclarecimentos mês a mês.

• Não abra mão da transparência

Quando falamos em finanças, a transparência é uma característica essencial, tanto para os gestores quanto para os colaboradores. Ela evita dúvidas, retrabalho e também desconfiança, que pode desencadear problemas mais sérios. A transparência começa no diálogo com os colaboradores e na inserção da política de gastos na cultura da empresa e vai até a criação de documentos disponíveis para consulta contendo detalhes de todas as transações da empresa. “No VOLL Pay, os pagamentos são feitos apenas depois da identificação da despesa (a categoria, o valor e o motivo do gasto), permitindo à plataforma legitimar a transação sem que seja necessário prestar contas após o pagamento, nem autorizar a despesa, já que a autorização é feita previamente à transação em si”, afirma Eduardo.

Todo mundo ganha com o VOLL Pay porque ele otimiza a gestão de despesas do início ao fim. A plataforma representa mais autonomia para os colaboradores e transparência total quanto aos seus gastos para quem administra, tornando a rotina mais produtiva e reduzindo custos. Os colaboradores podem pagar tudo o que consomem fora da empresa, especialmente durante uma viagem corporativa, com a facilidade e a rapidez do PIX, sem ter que prestar contas, pedir reembolso ou se preocupar com problemas como perda e roubo de cartão de crédito, com aumento da segurança e bem-estar.